С какими проблемами часто сталкиваются отделы маркетинга и управления контентом?
Со временем в компании собирается большое количество различных файлов: изображения, видео, сканы, фотографии, 3D и многое другое. Типичной является ситуация, когда файлы разбросаны по локальным папкам конкретных сотрудников, часть из которых ушла в отпуск, часть и вовсе уволилась. В лучшем случае есть общая сетевая или облачная папка в которой все файлы разложены по какому-то принципу.
При этом чаще всего файлы дублируются или невозможно понять, чем они отличаются и какие из них актуальны. Есть какие-то неиспользуемые папки, которые и удалить нельзя и использовать тоже. В большинстве случаев проще заново заказать какое-то изображение, чем найти его в общей куче.
Например, в одной из крупных компаний, по статистике, срок возможности использования цифрового актива составляет 3 года. За это время файл окончательно теряется по причинам, перечисленным выше.
Для решения этих проблем существует специализированное программное обеспечение класса Digital Asset Management (DAM). Оно помогает управляемо хранить и быстро находить необходимые изображения или видео, что в итоге экономит время. Вот несколько основных способов управления активами, помогающих работе отдела маркетинга.
При этом чаще всего файлы дублируются или невозможно понять, чем они отличаются и какие из них актуальны. Есть какие-то неиспользуемые папки, которые и удалить нельзя и использовать тоже. В большинстве случаев проще заново заказать какое-то изображение, чем найти его в общей куче.
Например, в одной из крупных компаний, по статистике, срок возможности использования цифрового актива составляет 3 года. За это время файл окончательно теряется по причинам, перечисленным выше.
Для решения этих проблем существует специализированное программное обеспечение класса Digital Asset Management (DAM). Оно помогает управляемо хранить и быстро находить необходимые изображения или видео, что в итоге экономит время. Вот несколько основных способов управления активами, помогающих работе отдела маркетинга.
Организуйте структуру хранения данных
До тех пор, пока количество цифровых активов в вашей компании измеряется сотнями – они могут легко лежать в одном пространстве, без особой структуры. Достаточно правильно назвать файлы и найти нужный, не составит большого труда. Но как только количество начинает измеряться тысячами, десятками, сотнями тысяч, этого станет недостаточно. Необходимо сформировать понятную иерархию хранения файлов. Вопросов куда разметить новый актив или где его найти, не должно возникать. Сформированная иерархия также позволит предоставлять доступ на определенные файлы и ограничивать на другие.
Управляйте атрибутами и тегами
Собранные в иерархии цифровые активы, позволяют легко находить нужный. Но как понять, можем ли мы использовать найденное изображение в нашем маркетинговом материале? Подойдет ли оно по размеру, разрешено ли его использовать в социальных сетях, тот ли товар на нем изображен или похожий, но из другой серии?
В этом помогут атрибуты и теги к цифровым активам. Так, вы сможете заполнить номер и срок действия сертификата, указать имя звезды, которая снялась в рекламном ролике или ограничения, которые нужно учитывать при использовании аудиозаписи.
Постройте процессы управления жизненным циклом активов
На пути от идеи до использования цифрового актива, он может проходить множество этапов, множество изменений. При этом каждая версия может требовать согласований разных ответственных. Необходимо также хранить всю историю изменений, ведь в какой-то момент может потребоваться воспользоваться одной из промежуточных версий.
Необходимо хранить всю историю взаимодействия с файлами, понимать кто и где использовал финальный вариант и какие активы создавались на его основе.
Система управления цифровыми активами (DAM – Digital Asset Management) позволяет построить эффективное управление, хранение и использование различных медиафайлов, а также оптимизировать работу различных подразделений компании, начиная от отделов маркетинга и вплоть до отделов качества или сертификации.
До тех пор, пока количество цифровых активов в вашей компании измеряется сотнями – они могут легко лежать в одном пространстве, без особой структуры. Достаточно правильно назвать файлы и найти нужный, не составит большого труда. Но как только количество начинает измеряться тысячами, десятками, сотнями тысяч, этого станет недостаточно. Необходимо сформировать понятную иерархию хранения файлов. Вопросов куда разметить новый актив или где его найти, не должно возникать. Сформированная иерархия также позволит предоставлять доступ на определенные файлы и ограничивать на другие.
Управляйте атрибутами и тегами
Собранные в иерархии цифровые активы, позволяют легко находить нужный. Но как понять, можем ли мы использовать найденное изображение в нашем маркетинговом материале? Подойдет ли оно по размеру, разрешено ли его использовать в социальных сетях, тот ли товар на нем изображен или похожий, но из другой серии?
В этом помогут атрибуты и теги к цифровым активам. Так, вы сможете заполнить номер и срок действия сертификата, указать имя звезды, которая снялась в рекламном ролике или ограничения, которые нужно учитывать при использовании аудиозаписи.
Постройте процессы управления жизненным циклом активов
На пути от идеи до использования цифрового актива, он может проходить множество этапов, множество изменений. При этом каждая версия может требовать согласований разных ответственных. Необходимо также хранить всю историю изменений, ведь в какой-то момент может потребоваться воспользоваться одной из промежуточных версий.
Необходимо хранить всю историю взаимодействия с файлами, понимать кто и где использовал финальный вариант и какие активы создавались на его основе.
Система управления цифровыми активами (DAM – Digital Asset Management) позволяет построить эффективное управление, хранение и использование различных медиафайлов, а также оптимизировать работу различных подразделений компании, начиная от отделов маркетинга и вплоть до отделов качества или сертификации.